16. Wie bepaalt binnen de organisatie de vermelde tijdsindicatie en op basis van welke criteria wordt deze vastgesteld?
17. Wordt de tijdsindicatie vastgesteld vóórdat een vraag wordt beantwoord, tijdens de beantwoording of achteraf?
18. Als sprake is van een inschatting achteraf: welke feitelijke werkzaamheden liggen aan deze inschatting ten grondslag?
19. Als de tijd niet daadwerkelijk wordt geregistreerd, waarop baseert het college dan de stelling dat sprake is van een ‘zorgvuldig tot stand gekomen inschatting’?
20. Hoe kan de raad controleren of een opgegeven tijdsbesteding van bijvoorbeeld 30 minuten daadwerkelijk in verhouding staat tot de werkzaamheden die voor de beantwoording zijn verricht?
21. Wordt bij iedere fractie en bij iedere technische vraag dezelfde methodiek gebruikt om de ambtelijke inzet in tijd uit te drukken?
22. Worden deze tijdsindicaties gebruikt in rapportages, evaluaties, gesprekken over de belasting van de organisatie of andere bestuurlijke of politieke afwegingen?
23. Zo ja, hoe kan de betrouwbaarheid van dergelijke cijfers worden gegarandeerd als de onderliggende tijd niet daadwerkelijk wordt geregistreerd?
24. Kan het college per onze oorspronkelijke veertien vragen aangeven welke werkzaamheden zijn verricht en hoeveel medewerkers daarbij betrokken zijn geweest, zonder daarbij individuele namen te verstrekken?
Vragen inclusief beantwoording
“Wederom bedankt voor het antwoord. Helaas is dit opnieuw een antwoord waar wij als Leefbaar Renkum weinig tot niets mee kunnen.
Het is heel opmerkelijk dat het antwoord op onze vervolgvragen, waarin feitelijk opnieuw niet inhoudelijk op onze vragen wordt ingegaan kennelijk wederom 30 minuten ambtelijke inzet heeft gekost. Wij kunnen ons niet aan de indruk onttrekken dat deze tijdsindicatie uit de lucht is gegrepen en niet gebaseerd is op een daadwerkelijke registratie of concrete onderbouwing. Binnen de gemeentelijke organisatie vindt geen structurele urenregistratie plaats op het niveau van afzonderlijke technische vragen.
Het college schrijft zelf dat de vermelde tijdsbesteding bedoeld is als indicatie van de ambtelijke inzet en om inzicht te geven in de belasting van de organisatie. Zodra deze tijdsbesteding vervolgens ook wordt gebruikt om politiek inzicht te geven in de ambtelijke belasting van raadsvragen, mag van het college worden verwacht dat deze indicaties op een consistente, controleerbare en navolgbare wijze tot stand komen. Daar wringt het nu juist. Enerzijds wordt aangegeven dat er geen tijd wordt geregistreerd, terwijl anderzijds wel zeer concrete tijdsindicaties van bijvoorbeeld 30 minuten, één uur of twee uur worden verstrekt. Wij willen daarom gewoon weten waar die aantallen vandaan komen. Is de tijd daadwerkelijk gemeten, achteraf geschat, vooraf ingeschat of op een andere wijze bepaald? Daar geeft het college nog steeds geen antwoord op. De bij technische vragen vermelde tijdsbesteding betreft geen registratie op basis van tijdschrijven, maar een ambtelijke indicatie van de inzet die gemoeid is geweest met de beantwoording van de vraag.
Ook onze vraag wie de beantwoording feitelijk heeft verzorgd, wordt niet beantwoord. Wij vragen niet om persoonsgegevens of een beoordeling van individuele ambtenaren. Wij vragen uitsluitend om inzicht in de wijze waarop de organisatie tot deze antwoorden en tijdsindicaties komt. Het antwoord dat het college daarvoor verantwoordelijk is, beantwoordt onze vraag niet. Het college ziet geen noodzaak om individuele medewerkers te benoemen. Daartoe zal ook niet worden overgegaan. Over het proces: de technische vragen komen binnen bij de griffie. Deze worden doorgezet naar de organisatie, waarna bezien wordt welke medewerker i.c. de vragen het best kan beantwoorden. Soms zijn dat meerdere collega’s, waardoor enige coördinatie noodzakelijk is. De antwoorden worden verzameld en vervolgens gebundeld naar de griffie verzonden. De griffie publiceert de antwoorden vervolgens.
Sterker nog: als voor een beperkt aantal eenvoudige technische vragen daadwerkelijk meerdere uren ambtelijke capaciteit nodig zijn, is dat óók relevante informatie. Dan moet de raad kunnen beoordelen waar die inzet vandaan komt en waarom deze noodzakelijk is. Dat is juist het doel van onze vragen.
Het argument dat verdere detaillering extra ambtelijke capaciteit zou kosten, vinden wij daarom niet overtuigend. Het college kiest er immers zelf voor om tijdsbestedingen als indicatie aan de raad te verstrekken. Dan moet ook duidelijk zijn waarop deze indicaties zijn gebaseerd. Anders ontstaat een situatie waarin cijfers over ambtelijke inzet wel politiek worden gebruikt, maar niet controleerbaar zijn.
Wij constateren bovendien dat van onze oorspronkelijke twaalf vragen en de twee aanvullende vragen opnieuw slechts een algemene toelichting is gegeven. Dat is niet wat wij hebben gevraagd.
Wij willen daarom niet opnieuw een algemeen antwoord, maar een concrete beantwoording per vraag.
Wij dienen de vragen daarom opnieuw in, waarbij de oorspronkelijke vragen 1 tot en met 12 en de aanvullende vragen 13 en 14 onverkort blijven staan. Naar aanleiding van de beantwoording van het college voegen wij daar de volgende vervolgvragen aan toe:
16. Wie bepaalt binnen de organisatie de vermelde tijdsindicatie en op basis van welke criteria wordt deze vastgesteld? Hiervoor bestaan geen criteria. De betrokken medewerkers maken een inschatting van de bestede tijd.
17. Wordt de tijdsindicatie vastgesteld vóórdat een vraag wordt beantwoord, tijdens de beantwoording of achteraf? Vanzelfsprekend wordt dit achteraf gedaan, als alle vragen zijn beantwoord.
18. Als sprake is van een inschatting achteraf: welke feitelijke werkzaamheden liggen aan deze inschatting ten grondslag? Dat is afhankelijk van de vraag. Denk aan innemen, doorzetten en coördineren van de beantwoording, maar natuurlijk ook aan het opzoeken van de feitelijke antwoorden en het verwerken hiervan.
19. Als de tijd niet daadwerkelijk wordt geregistreerd, waarop baseert het college dan de stelling dat sprake is van een ‘zorgvuldig tot stand gekomen inschatting’? Op de inschatting van de betreffende medewerkers.
20. Hoe kan de raad controleren of een opgegeven tijdsbesteding van bijvoorbeeld 30 minuten daadwerkelijk in verhouding staat tot de werkzaamheden die voor de beantwoording zijn verricht? Niet. Als de raad tijdsbestedingen van 30 minuten van alle medewerkers wil gaan controleren zal er een andere werkwijze en zeker een sterke detaillering van die werkzaamheden plaats moeten gaan vinden. Mocht de raad hiertoe willen overgaan wordt verwezen naar het instrumentarium dat de raad hiertoe beschikbaar heeft.
21. Wordt bij iedere fractie en bij iedere technische vraag dezelfde methodiek gebruikt om de ambtelijke inzet in tijd uit te drukken? Vanzelfsprekend.
22. Worden deze tijdsindicaties gebruikt in rapportages, evaluaties, gesprekken over de belasting van de organisatie of andere bestuurlijke of politieke afwegingen? De inschattingen en de belasting hiervan worden betrokken in de HR-cyclus van de betreffende medewerkers.
23. Zo ja, hoe kan de betrouwbaarheid van dergelijke cijfers worden gegarandeerd als de onderliggende tijd niet daadwerkelijk wordt geregistreerd? Niet. De basis wordt gevormd door de inschatting door betreffende medewerkers. Als tijdsbestedingen van beantwoording van alle technische vragen gecontroleerd gaan worden zal een andere werkwijze en zeker een sterke detaillering van die werkzaamheden plaats moeten gaan vinden.
24. Kan het college per onze oorspronkelijke veertien vragen aangeven welke werkzaamheden zijn verricht en hoeveel medewerkers daarbij betrokken zijn geweest, zonder daarbij individuele namen te verstrekken?
Wij verzoeken het college deze vragen afzonderlijk en concreet per vraag te beantwoorden.
Wij vinden het niet acceptabel dat vragen over de onderbouwing van ambtelijke inzet worden beantwoord met een algemene uitleg over het bestaan van een ‘indicatie’, zonder vervolgens inzichtelijk te maken hoe die indicatie tot stand is gekomen.
Wij vragen geen onnodige administratieve rompslomp. Wij vragen om transparantie over cijfers die het college zelf aan de raad verstrekt en die vervolgens kunnen worden gebruikt om de belasting van de organisatie door raadsvragen te duiden.
Wij verzoeken daarom om nu daadwerkelijk antwoord te geven op de gestelde vragen. Anders blijven wij in een situatie terechtkomen waarin wij vragen stellen, het college een algemeen antwoord geeft en wij vervolgens opnieuw moeten vragen wat er precies bedoeld wordt en er vervolgens opnieuw een algemeen antwoord volgt. Dat schiet natuurlijk niet op.
Voor zover het college van mening is dat bepaalde informatie niet kan worden verstrekt, verzoeken wij het college om per afzonderlijke vraag concreet aan te geven op welke wettelijke grondslag de beantwoording geheel of gedeeltelijk achterwege blijft.
De raad heeft recht op de informatie die nodig is om zijn controlerende en kaderstellende taak uit te oefenen. Wij verwachten daarom een volledige en concrete beantwoording van deze vragen.
Voor het overige wordt onveranderd gehouden aan het onderstaande algemene antwoord, dat vragensteller inderdaad al kent:
De beantwoording van technische vragen wordt ambtelijk voorbereid onder verantwoordelijkheid van het college. Het college is verantwoordelijk voor de verstrekte antwoorden en legt daarover verantwoording af. Het college ziet daarom geen noodzaak om daarbij individuele medewerkers te benoemen.
De bij technische vragen vermelde tijdsbesteding betreft geen registratie op basis van tijdschrijven, maar een ambtelijke indicatie van de inzet die gemoeid is geweest met de beantwoording van de vraag. Binnen de gemeentelijke organisatie vindt geen structurele urenregistratie plaats op het niveau van afzonderlijke technische vragen. De vermelde tijd geeft daarom een zorgvuldig tot stand gekomen inschatting van de totale inzet weer, waaronder indien relevant het verzamelen van informatie, afstemming tussen betrokken medewerkers, het opstellen van de beantwoording en de administratieve afhandeling. Het doel van deze tijdsindicatie is om zowel de raad als de organisatie inzicht te geven in de ambtelijke capaciteit die wordt ingezet voor het beantwoorden van vragen. Dit inzicht is van belang omdat het aantal raadsvragen de afgelopen jaren is toegenomen. Het college hecht eraan alle vragen van de raad zorgvuldig en volledig te beantwoorden. Tegelijkertijd moet de organisatie zicht houden op de belasting die deze werkzaamheden met zich meebrengen en op de vraag of de beschikbare capaciteit daarbij toereikend blijft. Het college acht het niet doelmatig om de vermelde tijdsindicaties verder uit te splitsen naar individuele werkzaamheden of medewerkers. Een dergelijke werkwijze zou een aanvullende registratieverplichting met zich meebrengen die op zichzelf extra ambtelijke capaciteit vraagt. Deze capaciteit zou dan worden besteed aan het verantwoorden van de inzet in plaats van aan de inhoudelijke beantwoording van vragen en dienstverlening aan inwoners. Het college ziet daarom geen meerwaarde in een verdergaande administratieve detaillering bovenop de reeds verstrekte informatie.
