Vraag 1:
“Zolang als de minuten erbij staan zullen wij bij alle vragen technisch of LAB vragen om een juiste tijdsregistratie en over de beantwoording
Ook bij de beantwoording valt ons op dat er 1 uur nodig is om de vraag te beantwoorden.
Vervolg vraag
We heeft deze vraag beantwoord en waar komt de de tijdsbesteding van 1 uur vandaan. Hebben we eerst en rondje om het gemeentehuis gelopen alvorens de beantwoording is in gevoerd.
”
Vraag 2:
“Omdat de tijdsbesteding wordt gebruikt voor politieke doeleinden willen we graag weten, waarom er 2 uur is opgeschreven.
Wie heeft de vragen beantwoord? Een naam hoeven wij niet te nemen maar is het de beleidsambtenaar of iemand die alles nog moest uitzoeken.
Ons inziens zijn deze antwoorden voor iemand met parate kennis makkelijk binnen 1 uur op beschrijven?
Dus wederom de vraag waar komt deze 2 uur vandaan, is dit een indicatie, uit de lucht gegrepen of getimed? Als we dit namelijk opschrijven en mensen worden er politiek op aangevallen willen wij graag een duidelijke uiteenzetting van de tijdsbesteding.”
Vraag 3:
“Wij zien graag de vragen per vraag beantwoord, we vragen er niet voor niks om.
Vraag die we er nu aan toevoegen is wie heeft deze beantwoording gedaan en waar komen deze 30 minuten vandaan.
Dus graag onze vragen serieus nemen en gewoon beantwoorden graag:
Op de eerste 12 vragen komen nu vraag 13 en 14 bij
1. Wie heeft deze vragen inhoudelijk beantwoord en hoeveel medewerkers zijn hierbij betrokken geweest?
2. Gaat het daadwerkelijk om vijf uur inhoudelijke werkzaamheden aan deze vragen, of zijn daar ook andere werkzaamheden in meegenomen?
3. Is de tijdregistratie achteraf vastgesteld of vooraf ingeschat?
4. Kan er inzicht gegeven worden in de onderbouwing van deze vijf uur?
5. Wat is precies de status en waarde van het lijstje en de bijbehorende beantwoording?
6. Waarop is de informatie gebaseerd en welke controles hebben daarop plaatsgevonden?
7. Welke zekerheid kunnen aan deze antwoorden worden ontleend?
8. Is het overzicht een ambtelijke inventarisatie, een feitelijke vaststelling of een gecontroleerd overzicht waarop de raad zonder verdere verificatie mag varen?
9. Is de administratie en informatievoorziening binnen de organisatie voldoende op orde als het beantwoorden van een beperkt aantal technische vragen zoveel ambtelijke capaciteit vraagt?
10. Op welke wijze worden binnen de organisatie de bestede ambtelijke uren aan raadsvragen geregistreerd?
11. Op welke wijze worden deze tijdsbestedingen gecontroleerd?
12. Worden de uren voor raadsvragen van verschillende fracties op dezelfde wijze geregistreerd en gecontroleerd?
13 Wie heeft de beantwoording verzorgd op deze vragen?
14 Waar komen deze volstrekt uit de lucht gegrepen 30 minuten vandaan?
Alles kan gewoon beantwoord worden volgens de gemeentewet en als het geheim moet dan is dat het geval.”
Vragen inclusief beantwoording
Vraag 1:
“Zolang als de minuten erbij staan zullen wij bij alle vragen technisch of LAB vragen om een juiste tijdsregistratie en over de beantwoording
Ook bij de beantwoording valt ons op dat er 1 uur nodig is om de vraag te beantwoorden.
Vervolg vraag
We heeft deze vraag beantwoord en waar komt de de tijdsbesteding van 1 uur vandaan. Hebben we eerst en rondje om het gemeentehuis gelopen alvorens de beantwoording is in gevoerd.
”
Vraag 2:
“Omdat de tijdsbesteding wordt gebruikt voor politieke doeleinden willen we graag weten, waarom er 2 uur is opgeschreven.
Wie heeft de vragen beantwoord? Een naam hoeven wij niet te nemen maar is het de beleidsambtenaar of iemand die alles nog moest uitzoeken.
Ons inziens zijn deze antwoorden voor iemand met parate kennis makkelijk binnen 1 uur op beschrijven?
Dus wederom de vraag waar komt deze 2 uur vandaan, is dit een indicatie, uit de lucht gegrepen of getimed? Als we dit namelijk opschrijven en mensen worden er politiek op aangevallen willen wij graag een duidelijke uiteenzetting van de tijdsbesteding.”
Vraag 3:
“Wij zien graag de vragen per vraag beantwoord, we vragen er niet voor niks om.
Vraag die we er nu aan toevoegen is wie heeft deze beantwoording gedaan en waar komen deze 30 minuten vandaan.
Dus graag onze vragen serieus nemen en gewoon beantwoorden graag:
Op de eerste 12 vragen komen nu vraag 13 en 14 bij
1. Wie heeft deze vragen inhoudelijk beantwoord en hoeveel medewerkers zijn hierbij betrokken geweest?
2. Gaat het daadwerkelijk om vijf uur inhoudelijke werkzaamheden aan deze vragen, of zijn daar ook andere werkzaamheden in meegenomen?
3. Is de tijdregistratie achteraf vastgesteld of vooraf ingeschat?
4. Kan er inzicht gegeven worden in de onderbouwing van deze vijf uur?
5. Wat is precies de status en waarde van het lijstje en de bijbehorende beantwoording?
6. Waarop is de informatie gebaseerd en welke controles hebben daarop plaatsgevonden?
7. Welke zekerheid kunnen aan deze antwoorden worden ontleend?
8. Is het overzicht een ambtelijke inventarisatie, een feitelijke vaststelling of een gecontroleerd overzicht waarop de raad zonder verdere verificatie mag varen?
9. Is de administratie en informatievoorziening binnen de organisatie voldoende op orde als het beantwoorden van een beperkt aantal technische vragen zoveel ambtelijke capaciteit vraagt?
10. Op welke wijze worden binnen de organisatie de bestede ambtelijke uren aan raadsvragen geregistreerd?
11. Op welke wijze worden deze tijdsbestedingen gecontroleerd?
12. Worden de uren voor raadsvragen van verschillende fracties op dezelfde wijze geregistreerd en gecontroleerd?
13 Wie heeft de beantwoording verzorgd op deze vragen?
14 Waar komen deze volstrekt uit de lucht gegrepen 30 minuten vandaan?
Alles kan gewoon beantwoord worden volgens de gemeentewet en als het geheim moet dan is dat het geval.”
Antwoord:
De beantwoording van technische vragen wordt ambtelijk voorbereid onder verantwoordelijkheid van het college. Het college is verantwoordelijk voor de verstrekte antwoorden en legt daarover verantwoording af. Het college ziet daarom geen noodzaak om daarbij individuele medewerkers te benoemen.
De bij technische vragen vermelde tijdsbesteding betreft geen registratie op basis van tijdschrijven, maar een ambtelijke indicatie van de inzet die gemoeid is geweest met de beantwoording van de vraag. Binnen de gemeentelijke organisatie vindt geen structurele urenregistratie plaats op het niveau van afzonderlijke technische vragen. De vermelde tijd geeft daarom een zorgvuldig tot stand gekomen inschatting van de totale inzet weer, waaronder indien relevant het verzamelen van informatie, afstemming tussen betrokken medewerkers, het opstellen van de beantwoording en de administratieve afhandeling.
Het doel van deze tijdsindicatie is om zowel de raad als de organisatie inzicht te geven in de ambtelijke capaciteit die wordt ingezet voor het beantwoorden van vragen. Dit inzicht is van belang omdat het aantal raadsvragen de afgelopen jaren is toegenomen. Het college hecht eraan alle vragen van de raad zorgvuldig en volledig te beantwoorden. Tegelijkertijd moet de organisatie zicht houden op de belasting die deze werkzaamheden met zich meebrengen en op de vraag of de beschikbare capaciteit daarbij toereikend blijft.
Het college acht het niet doelmatig om de vermelde tijdsindicaties verder uit te splitsen naar individuele werkzaamheden of medewerkers. Een dergelijke werkwijze zou een aanvullende registratieverplichting met zich meebrengen die op zichzelf extra ambtelijke capaciteit vraagt. Deze capaciteit zou dan worden besteed aan het verantwoorden van de inzet in plaats van aan de inhoudelijke beantwoording van vragen en dienstverlening aan inwoners. Het college ziet daarom geen meerwaarde in een verdergaande administratieve detaillering bovenop de reeds verstrekte informatie.
